開支管理工具 讓賬目輕鬆電子化 | Reap

開支管理工具 讓賬目輕鬆電子化

Kelvin

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財務電子化是勢在必行的大趨勢,不論在香港以至全球所有大都會,從電子轉賬、電子支付、手機化理財、無現金社區,到虛擬貨幣、虛擬銀行、虛擬信用卡,基本上都在向電子化邁進,所有能拿在手上的財務相關產物如「紅簿仔」、郵寄賬單、實體現金券,甚至是實體信用卡及支票,似乎在不知不覺間已步入黃昏期。

然而,在開支管理的電子化方面,偏偏總是追不上上述電子財務的步伐。

開支管理並非只是電子賬單

很多人對「電子化開支管理」的理解,大概仍停留在電子賬單或電子銀行服務,就算推展至公司財務管理的層面,也不過是「電子會計管理系統」或「將實體財務表格轉化成電子系統」等項目。事實上,這種程度的開支管理服務,充其量只能在資料輸入及文件管理上提供便利,在賬目管理上其實並不完善。

開支管理的三大要素

提到開支管理的電子化,不難理解地,其實就是公司財務的課題。當然,如果個人有很多日常收支要管理,或者是個人業務的經營者,以下提及關於電子化開支管理的資訊也絕對值得留意。

開支管理是每家公司不能避免的煩瑣事務,完善的開支管理工具,理應至少擁有以下三種元素:

1. 分門別類(Classification)

既然會計需要分類入賬,理想的開支管理工具自然應該能自動將開支撥入不同類別,讓用戶可簡便地查閱每類支出的賬項。而這種功能,並非一般電子月結單或電子支付系統所能做到。

當然,如果每筆在線上處理的開支都能實時呈現於賬目之上,絕對就是會計人員的福音。

2. 一站式服務(One-stop Service)

要電子化處理財務,固然希望處理得徹底。如果公司所有賬項都能電子化處理,管理起來就可得心應手。

試想像一下,如果公司的收入與開支,哪怕是一些公司與公司間的支出都能在線上處理,甚至採用信用卡支付的話,公司財務的透明度幾乎就是百分之百,而且有多少資金可以調度也會一目了然,經營業務就更有彈性。再者,若上述所有電子賬目能一站式處理的話,管賬從此就成了一蹴而就的事。

3. 財務預算控制(Budget Control)

公司是一個團體,無論賺錢或用錢,通常都不是一個人的事。在管理公司的開支上,幾乎所有會計人員都會認同,財務預算管理是纏人的瑣事;從處理申請表到安排零錢,從預先批核到實報實銷,從下放權限到使用公司信用卡,每個範疇都難免有其局限,每個項目都會因為無謂而必要的手續而耽誤了進度。

如果有一種開支管理工具,或一張公司信用卡,可以按不同員工的職級與部門,自動預設和限制其用錢額度及對象,同時又可讓員工的開支申請透過一站式系統處理,讓合資格開支可即審、即批、即用的話,相信公司的財務效率絕對可獲大幅提升。

五花八門的開支管理系統

身處「一人一手機」的年代,方便而隨身的開支管理工具其實已發展得非常成熟,無論個人或公司,使用相關工具管理賬目也愈見普遍,不同工具各擅勝場,也各有捧場客。

例如由印度公司Zoho推出的Zoho Expense及來自美國的TripActions就是兩款以商務旅遊開支管理為主題手機應用程式,兩者也是誕生於2015年,費用全免,可分門別類地列出賬目,讓公幹人士在用錢上更有預算;2018年經易手及重新包裝上市的Rydoo也是同類型的工具,而且更標榜將收據及開支影像化,以促進開支申請者與審批者進行實時溝通,讓財務預算控制更有效率,美中不足的是需要徵收大概數十港元的服務月費。

另一款較受歡迎的工具,是2015年誕生於丹麥哥本哈根的Pleo,設計簡約的Pleo在管理賬目的同時更備有信用卡,能同時參與開支使用時及使用後,便於一站式管理,惟同樣需要徵收最少數十港元服務月費。

非由銀行發出的公司信用卡

那麼,有沒有一種開支管理工具能同時包含上述三大要素而且服務月費全免?相信既是信用卡,也是讓商業用戶輕鬆管理財政的全新公司信用卡Reap Card,會是一個理想答案。

今時今日,付款可以不用現金,理財可以不用往分行,信用卡也不一定要靠銀行。Reap Card是非銀行發行的商業信用卡,建立於VISA信用卡聯網,真正能夠追蹤所有開支的國際公司信用卡。最引人入勝的,是Reap Card的一站式電子化開支管理服務,可同時在分門別類、一站式服務,以及財務預算控制方面都有上佳表現。

運籌帷幄管理開支

Reap Card同時備有虛擬及實體版本公司信用卡,以此進行的電子交易可實時顯示於系統之中,客戶可隨時根據業務及審計要求調整報告類別,賬目及報告更可分門別類地查閱,例如租金、進修開支、電子產品等,讓公司的會計人員及服務使用者都能一目了然地監察不同類別的開支,從而作出更有效管理。

此外, Reap更有其他產品可同時使用,與Reap Card產生協同效應,讓業務更易掌握。例如Reap Invoice可用作開立發票;Reap Collect則可作為收款平台之用;至於Reap Pay更可結合Reap Card或其他信用卡進行「非一般」電子支付,例如一般信用卡不能繳付的賬項如薪金、租金、供應商服務費等,Reap Pay都能充當中介單位,讓用戶以Reap Card等信用卡支付,然後由Reap Pay代為付賬,用戶更可從中享有信用卡的免息寬限期,讓現金流更為充裕。

提到賬目管理,除了支出後的記錄與報告外,支出前的監控亦同樣重要。Reap Card多元化的卡務管理,正好能滿足公司的支出監控需求。Reap Card可在主卡以外開立無限張的附屬卡,而每張附屬卡可獨立設定權限,包括擁有不同簽賬額、可指定使用商號,以及只限訂閱用或只限單次/限時使用等設定,例如公司可授權秘書使用指定附屬卡預訂機票、酒店,也可讓某管理人員使用指定附屬卡於出差期內作出限額消費等,方便管理之餘,也免卻了事前審批的匆忙。Reap Card更設有請求與批准功能,讓有需要員工以電話上載收據申請預算,便捷而清晰。

輕鬆進行電子化開支管理

當公司的開支種類及模式愈趨多元化,電子化的開支管理實在有其實際需要。無論是供會計人員製作財政報告及預算,還是供營銷及市場策劃人員適時調度推廣預算,清晰而一站式的開支管理工具都是理財的必需品。有賴科技發達,從前繁複而紊亂的程序,現在都可以憑系統一步到位。理財,何需煩惱?