【創業之道】聘請首名員工前6大必要步驟 | Reap

【創業之道】聘請首名員工前6大必要步驟

Kelvin

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創業,既充滿挑戰又令人興奮;籌集資金、物色貨源、尋找客戶、開立賬戶、設定網絡身分等程序,無一可缺,而除非經營一人企業,否則聘請員工也是開業的必經一環。

常言道,員工是公司的重要資產,但要覓得理想「資產」,卻彷彿是惱人的難事。事實上,招聘過程雖因行業及職位而異,但只要在聘請首名員工之前、期間和之後,做好以下6個必要步驟,招聘絕對是值得期待的容易事。

1. 認清員工類別

世上沒有所謂「最好」的員工,只有「最合適」的員工。找對了員工可以鵬程萬里,一旦聘用了不合適的員工,不但費時、耗錢,也會對公司形象造成損害。因此,在招聘之前,一定先要認清自己需要什麼。

如何判別員工種類

工時或工作量是其中一個評估所需員工的準則。只要有工序自己處理不來,就有求才的需要。如果那些工序每週耗時30小時或以上,那就需要聘用全職員工;如果每週只需用上十數小時就能搞定,聘用兼職員工或尋求外判商協助可能更為合適。

另一個判別所需員工種類的方法是從工作性質出發。如果公司需要某種專業人員長期提供指定服務,例如人事管理、銷售、營運等,聘用全職員工並簽訂長約就是無可避免;如果需要找人處理的是一些因創業而衍生的一次性工作,例如開舖、註冊等行政工序,相信短期合約員工、顧問或經紀會更切合實際需要。

2. 做好財務準備

對創業者來說,就算已經簡便地進行了公司註冊,其實仍可逗留在紙上談兵的業務策劃階段,但一旦聘用了首名員工,就象徵每月至少會有一筆恆常開支。即使撇開工作設備不說,每月的薪金、強積金、福利、保險等都是不能省卻的支出。

政策及財務安排

聘請了首名員工意味着很快就會聘請更多。因此,在招聘之前,必須先制定好薪酬系統及員工福利政策。薪酬系統可包括各部門預算薪酬開支、各職級薪酬範圍、薪階、薪金結構(定薪或佣金制之類)等,而員工福利政策則涵蓋雙糧、花紅、佣金、津貼,以及一切非定額形式的福利如醫療保險等項目。當然,有關系統及政策必須符合勞工法例要求。

在財務上,開立公司銀行賬戶,甚至是專為發薪而設的賬戶是必要步驟,因為大部分員工均不會接受以現金支薪。另外,聘請首名員工前也應確保公司有良好現金流應付之後的每月薪酬支出,以免因滿足不了法定發薪期限而承受法律風險。時下有些網上付款平台可用作發放薪金,例如Reap Pay就是個可一站式發薪、交租及支付各種公司開支的網上信用卡付款平台,而且更可設定自動轉賬,方便管理之餘,也可善用信用卡長達58日的免息還款期,為公司帶來額外的現金流。

3. 擬定招聘廣告

認清自己需要聘請怎樣的員工後,下一步就是要好好說出來。刊登招聘廣告幾乎是最客觀而有效的招聘方式,勞工處、招聘網站,以至社交媒體上的行業或招聘群組都是可行渠道,如何選擇視乎行業或工種而定。只要在恰當的平台向恰當的受眾說出恰當的招聘要求,自然就能聘得恰當而合用的員工。

避免緣木求魚

選擇招聘平台絕不能掉以輕心,例如要招攬較少接觸網絡的勞動階層,循招聘網站或社交媒體入手就難免碰壁。招聘廣告的內容也是成敗關鍵之一;首先要選擇合適的職銜,這要視乎所招聘崗位的工作內容、職級,以及有關薪金預算在勞動市場上的高低而定,其次是要清楚列明崗位工作內容及對求職者的要求,好讓理想人選能「對號入座」,以便浪費彼此的時間,部分廣告的格式甚至可讓公司列明工作地點、工作日期及時間、薪金範圍等資料。招聘條件切忌帶有歧視成分,畢竟招聘理應用人唯才。

4. 善用面試機會

一旦求職者在各方面都似乎很符合所招聘崗位的需求,下一步要做的就是面試。如果招聘是一宗交易的話,面試就是簽合同前的最後檢視,若聘用了不合適的人而最終要撤換,將會是一筆涉及六位數的失敗交易。面試一般透過會面或視像進行,無暇或不善進行面試的招聘者亦可考慮請中介公司代勞。

深入了解求職者

面試,其實就是招聘者與求職者的對談。從衣着、儀容,以至語調、態度、溝通能力等,求職者一切談吐舉止都會在面試中表露無遺,這些細節是電郵對答所反映不了,也是深入了解求職者性格與適應力的大好機會。面試中有關工作技能的問題可讓求職者展現功架,加插幾條關於生活的有趣問題則可感受對方能否融入公司文化。至於需要專業技能如傳訊、市場推廣、秘書等工作,有時更要加入測試環節以肯定求職者的實力。

面試的另一個環節是資料審視,要即場檢視求職者的身分、就業及學歷證明之餘,也要保留副本留待面試後查核。如果空缺崗位的人選需要具備行文或設計技能,不妨要求求職者提供以往作品作為參考。

5.辦妥聘用手續

終於覓得心儀人選是值得開心的事,但新員工正式獲聘後的一連串手續倒是不能遺忘。僅僅是在履新當日,就已經有很多必要程序要執行。

少不了的文件

簽訂僱傭合約是獲聘者上任首天或之前一定要辦妥的事,因為新員工上任後隨時可接觸公司資料,簽妥合約對雙方都有較佳保障。獲取新員工的支薪銀行賬戶資料也是刻不容緩的事,沒有受聘者會樂見自己的首個支薪日因行政延誤而推遲。

下一步要做的是勞工保險及強積金安排,當中涉及僱員的自選項目,一般需要新員工在上任首月內填妥並交回相關表格,而依期將有關文件呈交予保險公司及積金局則是僱主責任所在。將新聘用員工資料呈交至稅務局是另一個必要手續,由於牽涉法律責任,所以這是不得有誤的一步。

6. 顧全入職體驗

愈早讓新員工融入公司,就能愈早提升其生產力。理想的入職體驗,不但可提升新員工對公司的歸屬感,也可減輕其對公司或其他員工的依賴。

由員工手冊開始

每逢進入新環境都需要摸索方向,而員工手冊就好比新員工的導航。手冊可列明公司文化、員工福利、品牌摘要、部門架構、管理層簡介等重要資料,讓新員工迅速熟習。不少公司還會設立迎新參觀環節及夥伴計劃,讓新員工走訪不同部門了解基本運作,或向夥伴請教一切與公司文化及崗位職責相關事宜。

完美的入職體驗,通常還有一頓由老闆或部門主管請客的迎新午宴。

結語

首度招聘難免會戰戰兢兢,但很快就會視之為平常,因為員工更替是每家公司不能倖免的事。

招聘要熟能生巧,可尋求外判商或中介公司協助及提供意見,可向相關行業或工種的老手請教,也可從自己的招聘程序中汲取經驗;妥善管理員工檔案、適時對員工政策及招聘流程作出檢討、參考同業的做法,按部就班,自然就會得心應手,愈做愈好。