自11世紀初以來,應繳賬項(AP)已被應用於複式薄記中,用來計算企業開銷。大多數公司在管理應繳賬項的流程中主要仍沿用紙張記賬。但隨著科技發展,不論是輸入數據、開發票,以至支付賬項等流程都得以簡化,眾所周知應繳賬項是成本中心的一部分,但現在你大可以將它轉化成有利可圖的項目。特別是對於那些非常依賴人手操作且效率較低的小企業,“商業金融”雜誌推算將應繳賬項自動化的話,在處理發票時,每一張發票的處理成本平均可節省港幣130元。

將應繳賬項自動化能為企業帶來更多收益

你的會計部員工平日將大部分時間用於人手輸入數據或處理文書工作 – 開發票、發送支票和追討逾期費用。Atradius估計,2018年企業與企業之間的發票有超過45%是未能按期支付的,而在香港無法收回的應收賬項即壞賬比例,是亞太區最高的。

在接下來的幾週,Reap將會推出預設付款服務,以便你和你的財務團隊將處理AP的流程自動化,減少因人手操作而造成不必要的人為錯誤,繼而提升你的業務表現。

1. 提前付款以獲取折扣

管理AP時的效率提高了,變相令你與供應商接觸或協商時有更大的能力去討價還價,從而爭取在提早付款時獲取折扣。聯繫你的供應商,看看在收到發票後即時安排付款,會不會可以獲得折扣。在大多數情況下,你可以協商到一些折扣,因為他們都希望能盡早收回賬項,即使只是1-2%,但在競爭激烈和利潤微薄的營商環境中,這些折扣也可增加你的收入,積沙成塔。透過Reap進行支付,你還可以獲得額外的飛行里數,有些大規模的供應商甚至會提供現金回增,無疑是令你在管理AP時有所得益。

2. 減少逾期支付和人手出錯的情況

在處理AP時以人手方式處理的話,錯誤輸入數據或延誤的風險會很高。你是否曾經致電予你的供應商去追蹤已支付款項的到賬情況?你的會計部員工經常要花一整天的時間去發送電子郵件,或者為發票、付款流程相關的文件進行分類。這些流程都非常費時,而且會對團隊的生產力和士氣產生負面影響。最重要的是,逾期付款可能會影響你與供應商的關係和你的聲譽。

你的企業應該簡化付款流程,當你收到發票後(理想情況下是實時)所有發票應進入AP的付費流程,讓你可以追蹤所有發票的狀況。這樣將避免不必要的錯誤或延誤而損害到與供應商的關係。

3. 改善現金管理

較早前,我們寫過關於小企業管理現金流的重要性

如果你想更有效地管理現金流,將AP自動化應該是你和你的企業要關注的重點。簡化AP系統可加快處理發票或支付的速度,讓你更了解現金的流向。當你收到新發票時,你應該能夠追蹤發票上的每個變更(從收到新開的發票到完成付款程序),而這些變更應該在往後的時間可以輕易追溯得到。

4. 提升員工生產力

您的會計團隊(內部或外判)經常為了記賬或更新賬目而被沒完沒了的工作淹沒。他們需要輸入發票信息、處理發票、處理具爭議性的賬項,甚至管理你對他們的工作期望、與供應商協調等等。將AP自動化可減省人手處理賬項的流程,從而讓你節省員工支出,並使你的員工能夠將時間專注於其他更高效能的工作上。

展望未來,Reap即將推出預設付款服務,你可以設定(並將煩惱拋諸腦後)定期要支付的費用和將應繳賬項設定在特定時間進行支付。我們希望這有助於簡化你的AP流程,讓它能從中節省開支並轉而增加收益。

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